Archivo alfabético geográfico, como su nombre lo indica, es la organización de los documentos o las tarjetas de los clientes, teniendo en cuenta su localizacion, es decir, agrupa a todos los corresponsales de un mismo lugar, por orden alfabetico.
este sistema es similar al alfabético nominativo (personas naturales y jurídicas), porque la clasificacion final se hace también por nombres de individuos o empresas.
USOS
Su utilización es recomendable en los siguientes casos:
1)Cuando las empresas poseen y necesitan controlar sus sucursales y agencias, distribuidores concesionarios, etc.
2)En instituciones cuyas ventas se organizan por áreas geográficas.
3)En empresas de servicios públicos como luz, teléfono, gas, etc.
4)En compañías dedicadas a las ventas por correo, editoriales, empresas de transporte, etc.
Su utilización es recomendable en los siguientes casos:
1)Cuando las empresas poseen y necesitan controlar sus sucursales y agencias, distribuidores concesionarios, etc.
2)En instituciones cuyas ventas se organizan por áreas geográficas.
3)En empresas de servicios públicos como luz, teléfono, gas, etc.
4)En compañías dedicadas a las ventas por correo, editoriales, empresas de transporte, etc.
ORGANIZACION DE ARCHIVOS GEOGRÁFICOS
Todo archivo geográfico consta de dos elementos importantes:
1) Un archivo principal:
Se ordena alfabéticamente por paises, estados o territorios,zonas, direcciones, etc, y puede organizarse de la siguiente forma:
a)Con guías alfabéticas y con guias de divisiones geográficas o políticas.
b)Con solo guias de diviciones geográficas o politicas.
2) Un tarjetero o fichero:
puede ser:
a)Auxiliar: Se ordena alfabéticamente con los nombres de los corresponsales.
b)Principal: Tambien encontramos el archivo geográfico de tarjetas, Por ejemplo, una editorial internacional puede mantener el registro de sus clientes organizado por territorio; en este caso sería conveniente tener una lista, alfabética, separada o un tarjetero de los nombres que se han organizado geográficamente.
3)Un mapa, una guia, un viso control, etc:
Sirven para indicar la localización de la clientela, ya sea geográficamente o por zonas o direcciones.
(1) La GUIA ALFABETICATodo archivo geográfico consta de dos elementos importantes:
1) Un archivo principal:
Se ordena alfabéticamente por paises, estados o territorios,zonas, direcciones, etc, y puede organizarse de la siguiente forma:
a)Con guías alfabéticas y con guias de divisiones geográficas o políticas.
b)Con solo guias de diviciones geográficas o politicas.
2) Un tarjetero o fichero:
puede ser:
a)Auxiliar: Se ordena alfabéticamente con los nombres de los corresponsales.
b)Principal: Tambien encontramos el archivo geográfico de tarjetas, Por ejemplo, una editorial internacional puede mantener el registro de sus clientes organizado por territorio; en este caso sería conveniente tener una lista, alfabética, separada o un tarjetero de los nombres que se han organizado geográficamente.
3)Un mapa, una guia, un viso control, etc:
Sirven para indicar la localización de la clientela, ya sea geográficamente o por zonas o direcciones.
(2) La GUIA DEL PAIS
(3) La SUBGUIA DE CIUDAD
(4) La CARPETA INDIVIDUAL DEL CLIENTE
(5) La CARPETA DE VARIOS
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