sistema de ordenamiento numèrico....

sistema de ordenamiento numérico

sistema numérico de archivo se le asigna cada individuo, institución, razón social o asunto, un numero y todo los documentos correspondientes se archivan en la carpeta con ese numero. Al sistema alfabético se le llama sistema directo, porque se puede ir directamente a la gaveta de archivo y por medio de los titulos encontrar y archivar documentos. Al sistema numérico, por el contrario, se considera sistema indirecto, porque uno debe referirse antes a un archivo de tarjetas, para averiguar el número asignado, para luego poder archivar o buscar algún papel o documento.
A pesar de ser indirecto, el sistema numérico puede usarse ventajosamente en las siguientes circunstancias :

1.

En negocios donde los papeles o documentos de agrupan alrededor de casos determinados, contratos u operaciones, que se mantienen activos por periodos largos pero indefinidos y que requieren referencia extensiva y permanente.
2.

En operaciones donde el término de referencia es un número en vez de un nombre. Algunos departamentos, dentro de una misma institución, se dedican a una actividad que no se relaciona precisamente con nombres de personas. Es, por lo tanto, más eficiente, clasificar los documentos en dichos departamentos de acuerdo con números. Las compañias de seguros usan los números de las pólizas en vez de los nombres de los asegurados. En situaciones confidenciales, por ejemplo, se pueden ocultar los nombres de personas mediante el uso de titulos numéricos.

Sistema de ordenamiento del Archivo Geogràfico

Archivo Geogràfico 
Archivo alfabético geográfico, como su nombre lo indica, es la organización de los documentos o las tarjetas de los clientes, teniendo en cuenta su localizacion, es decir, agrupa a todos los corresponsales de un mismo lugar, por orden alfabetico.
este sistema es similar al alfabético nominativo (personas naturales y jurídicas), porque la clasificacion final se hace también por nombres de individuos o empresas.

USOS
Su utilización es recomendable en los siguientes casos:

1)Cuando las empresas poseen y necesitan controlar sus sucursales y agencias, distribuidores concesionarios, etc.
2)En instituciones cuyas ventas se organizan por áreas geográficas.
3)En empresas de servicios públicos como luz, teléfono, gas, etc.
4)En compañías dedicadas a las ventas por correo, editoriales, empresas de transporte, etc.

ORGANIZACION DE ARCHIVOS GEOGRÁFICOS


Todo archivo geográfico consta de dos elementos importantes:
1) Un archivo principal:

Se ordena alfabéticamente por paises, estados o territorios,zonas, direcciones, etc, y puede organizarse de la siguiente forma:
a)Con guías alfabéticas y con guias de divisiones geográficas o políticas.
b)Con solo guias de diviciones geográficas o politicas.

2) Un tarjetero o fichero:
puede ser:
a)Auxiliar: Se ordena alfabéticamente con los nombres de los corresponsales.
b)Principal: Tambien encontramos el archivo geográfico de tarjetas, Por ejemplo, una editorial internacional puede mantener el registro de sus clientes organizado por territorio; en este caso sería conveniente tener una lista, alfabética, separada o un tarjetero de los nombres que se han organizado geográficamente.

3)Un mapa, una guia, un viso control, etc:
Sirven para indicar la localización de la clientela, ya sea geográficamente o por zonas o direcciones.

(1) La GUIA ALFABETICA
(2) La GUIA DEL PAIS
(3) La SUBGUIA DE CIUDAD
(4) La CARPETA INDIVIDUAL DEL CLIENTE
(5) La CARPETA DE VARIOS