TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Elaboración, Evaluación y Aplicación

DEFINICION DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Listado de SERIES con sus correspondientes TIPOS DOCUMENTALES, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del CICLO VITAL de los documentos

IMPORTANCIA DE LAS TRD
Facilitan el manejo de la información.
Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.

Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.
Regulan las transferencias documentales en las diferentes fases de archivo.
Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos

PASOS METODOLOGICOS PARA ELABORACION DE T R D

1 Investigacion preliminarsobre la institucion y fuentes documentales.
2.Analisis De La informacion Recoplectada

3.Elaboracion y representacion de las tabls de retencion.

•Elaboración de propuesta de TRD (series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia)
• Acompañadas de Introducción y anexos que sustenten el proceso de elaboración y aseguren comprensión y aplicación.

Reglamento General de Archivos, Art. 19:
Cada entidad establecerá un Comité de Archivo, legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo encargado de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

DOCUMENTO DE ARCHIVO

Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.

sistema de ordenamiento numèrico....

sistema de ordenamiento numérico

sistema numérico de archivo se le asigna cada individuo, institución, razón social o asunto, un numero y todo los documentos correspondientes se archivan en la carpeta con ese numero. Al sistema alfabético se le llama sistema directo, porque se puede ir directamente a la gaveta de archivo y por medio de los titulos encontrar y archivar documentos. Al sistema numérico, por el contrario, se considera sistema indirecto, porque uno debe referirse antes a un archivo de tarjetas, para averiguar el número asignado, para luego poder archivar o buscar algún papel o documento.
A pesar de ser indirecto, el sistema numérico puede usarse ventajosamente en las siguientes circunstancias :

1.

En negocios donde los papeles o documentos de agrupan alrededor de casos determinados, contratos u operaciones, que se mantienen activos por periodos largos pero indefinidos y que requieren referencia extensiva y permanente.
2.

En operaciones donde el término de referencia es un número en vez de un nombre. Algunos departamentos, dentro de una misma institución, se dedican a una actividad que no se relaciona precisamente con nombres de personas. Es, por lo tanto, más eficiente, clasificar los documentos en dichos departamentos de acuerdo con números. Las compañias de seguros usan los números de las pólizas en vez de los nombres de los asegurados. En situaciones confidenciales, por ejemplo, se pueden ocultar los nombres de personas mediante el uso de titulos numéricos.

Sistema de ordenamiento del Archivo Geogràfico

Archivo Geogràfico 
Archivo alfabético geográfico, como su nombre lo indica, es la organización de los documentos o las tarjetas de los clientes, teniendo en cuenta su localizacion, es decir, agrupa a todos los corresponsales de un mismo lugar, por orden alfabetico.
este sistema es similar al alfabético nominativo (personas naturales y jurídicas), porque la clasificacion final se hace también por nombres de individuos o empresas.

USOS
Su utilización es recomendable en los siguientes casos:

1)Cuando las empresas poseen y necesitan controlar sus sucursales y agencias, distribuidores concesionarios, etc.
2)En instituciones cuyas ventas se organizan por áreas geográficas.
3)En empresas de servicios públicos como luz, teléfono, gas, etc.
4)En compañías dedicadas a las ventas por correo, editoriales, empresas de transporte, etc.

ORGANIZACION DE ARCHIVOS GEOGRÁFICOS


Todo archivo geográfico consta de dos elementos importantes:
1) Un archivo principal:

Se ordena alfabéticamente por paises, estados o territorios,zonas, direcciones, etc, y puede organizarse de la siguiente forma:
a)Con guías alfabéticas y con guias de divisiones geográficas o políticas.
b)Con solo guias de diviciones geográficas o politicas.

2) Un tarjetero o fichero:
puede ser:
a)Auxiliar: Se ordena alfabéticamente con los nombres de los corresponsales.
b)Principal: Tambien encontramos el archivo geográfico de tarjetas, Por ejemplo, una editorial internacional puede mantener el registro de sus clientes organizado por territorio; en este caso sería conveniente tener una lista, alfabética, separada o un tarjetero de los nombres que se han organizado geográficamente.

3)Un mapa, una guia, un viso control, etc:
Sirven para indicar la localización de la clientela, ya sea geográficamente o por zonas o direcciones.

(1) La GUIA ALFABETICA
(2) La GUIA DEL PAIS
(3) La SUBGUIA DE CIUDAD
(4) La CARPETA INDIVIDUAL DEL CLIENTE
(5) La CARPETA DE VARIOS

 

Archivo !!!

AGN Archivo general de la naciòn
El AGN es un establecimiento público del orden nacional, encargado de:

•Formular, orientar y controlar la política archivística.

•Coordinar el Sistema Nacional de Archivos.

•Recuperar, conservar y difundir el acervo documental del país y el que custodia.

Para servir a la comunidad y garantizar los principios, derechos y deberes constitucionales.